Sponsorlar etkinlikten gerçekte ne bekler?
Etkinlikten önce sponsorlarınıza onlar için iyi bir sonucun neye benzediğini sorun. Kimi için görüşme sayısıdır; kimi için belirli bir sektörden birkaç nitelikli kişi, bir ürün denemesine kayıt ya da sponsor olduğu oturuma katılım. Lead toplama düzeni bu yanıtı izlemeli, tersi değil.
Sponsorun sonrasında ne alacağını yazılı olarak netleştirin: standında toplanan lead’ler, oturumunun toplamları, salondaki ziyaretçi sayıları. Satış görüşmesinde belirsizce verilen sözler, raporda tartışma çıkaran sözlerdir.
Yaka kartı okutma mı, açık rıza mı?
Fuarlarda lead toplamanın geleneksel yöntemi kart okutmadır: stant ekibi her ziyaretçinin yaka kartını okutur ve bilgilerini alır. Hızlıdır, ama çoğu zaman ziyaretçi neye onay verdiğini anlamadan iletişim verilerini teslim eder. Numune almak için kartını uzatan bir ziyaretçi, bir satış e-postası dizisine onay vermiş sayılmaz.
İzne dayalı lead toplama yönü tersine çevirir. Ziyaretçi bilgilerini bu sponsorla paylaşmaya kendisi karar verir, neyin neden paylaşılacağını görür ve bunu kendi cihazında onaylar. Stant ekibi daha az isim alır, ama her isim iletişime geçilmeyi seçmiş biridir. Çoğu sponsor için bu daha değerli listedir ve nasıl toplandığı sorulduğunda savunması çok daha kolaydır.
KVKK ve açık rıza: hukuki tavsiye değil, bağlam
Türkiye’de 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), Avrupa Birliği’nde ise GDPR, kişisel verilerin nasıl toplanacağını ve aktarılacağını belirler. Genel hatlarıyla: ziyaretçi bilgilerinin kime ve hangi amaçla gideceği konusunda aydınlatılmalı, veriler sponsor gibi üçüncü kişilere geçerli bir hukuki dayanak olmadan aktarılmamalı ve ziyaretçi onayını geri alabilmelidir. Etkin biçimde verilmiş ve kayıt altına alınmış açık rıza, bir ziyaretçinin bilgilerini sponsora iletmek için en net dayanaktır.
Bu bölüm genel bilgidir, hukuki tavsiye değildir. Kurallar ülkeye, etkinlik türüne ve sponsorlarla yaptığınız sözleşmelere göre değişir; kendi durumunuzu veri koruma konusunda size danışmanlık yapan kişiyle kontrol edin ve sponsorun veriyi nasıl kullanacağını etkinlikten önce sözleşmeye yazın.
İyi bir lead’de neler olmalı?
Bir lead yalnızca bir isim değildir. İşe yarayan hâli, stant ekibine kişinin kim olduğunu, ona nasıl ulaşılacağını, ne konuşulduğunu ve neye onay verdiğini söyler. Bir standın önünde ayakta doldurulabilecek kadar kısa tutun.
- Ad, şirket ve unvan — ziyaretçinin vermeyi seçtiği biçimde.
- Ziyaretçinin tercih ettiği iletişim kanalı: e-posta, telefon ya da ikisi.
- Sponsorla önceden kararlaştırılmış bir iki niteleme sorusu: ilgi alanı ya da zaman planı gibi.
- Görüşme hakkında stant ekibinin notu.
- Rızanın kendisi: neye, hangi sponsor için, ne zaman onay verildiği.
Stantta lead toplama düzenini kurmak
Paylaşmayı ziyaretçi tarafında kolaylaştırın. Her standa konan ve ziyaretçinin kendi telefonunda kısa bir sayfa açan bir QR kod — sponsorun adı, neyin paylaşılacağı ve net bir onay düğmesiyle — uygulama gerektirmeden ve stant ekibi ziyaretçinin telefonunu eline almadan çalışır. Etkinliğin zaten bildiği bilgileri, ziyaretçinin onayıyla önceden doldurun; böylece her standda bilgilerini yeniden yazmak zorunda kalmaz.
Kapılar açılmadan stant ekiplerini bilgilendirin. Ziyaretçinin neyi paylaşacağını tek cümleyle anlatmalı, kimseyi zorlamamalı ve notlarını görüşmenin hemen ardından, henüz hatırlarken eklemeliler.
- Her sponsora bir kod, üzerinde sponsorun adı açıkça yazılı.
- Ziyaretçinin telefonunda kısa bir sayfa: ne, kiminle, neden paylaşılıyor.
- Açık bir onay; önceden işaretlenmiş kutu yok.
- Stant ekibi için yerinde doldurulan bir not alanı.
- Ziyaretçinin sonradan fikrini değiştirebileceği bir yol.
Organizatör neyi görmeli?
Organizatörün ihtiyacı sponsorun iletişim listesi değil, toplamlardır. Kaç ziyaretçi her sponsorla bilgisini paylaştı, standlar en çok ne zaman doluydu, lead sayıları stant ziyaretleri ve oturum katılımıyla nasıl karşılaştırılıyor — sponsor raporu ve gelecek yılın yerleşim planı için gereken rakamlar bunlardır.
Sponsorun lead’lerini yalnızca o sponsorun stant ekibine açık tutmak, organizatörün ise toplamları görmesi, ziyaretçileri korur ve organizatörün sponsor adına veri topladığı izlenimini önler. Ayrıca etkinliği bir sonraki sponsora anlatmayı kolaylaştırır: lead’lerinin kendisinin olacağını görür.
Etkinlikten sonra: teslim ve takip
Her sponsora lead’lerini etkinlikten kısa süre sonra, rıza kayıtları ve kararlaştırdığınız toplamlarla birlikte gönderin. Sponsorun takibi birkaç gün içinde yapılmalı ve ziyaretçinin onay verdiği şeyle örtüşmeli: ürün broşürü istediyse ürün broşürü gönderilir, bülten aboneliği değil.
Rıza kayıtlarını lead’ler kullanıldığı sürece saklayın ve sponsorlarla verileri ne kadar tutacaklarını kararlaştırın. Bir ziyaretçi silinmeyi istediğinde talep organizatöre olduğu kadar sponsora da ulaşmalıdır.
Sessiz okutma olmadan lead toplama
Winglark’ta SponsorFlow bu modeli izler: ziyaretçiler bilgilerini bir sponsorla kendi telefonlarından paylaşır ve rıza kayıt altına alınır. Stant ekibi kendi lead’lerini görür; organizatör toplamları görür ve bunlar katılımla birlikte etkinlik raporuna akar.