Her şeyi belirleyen soruyla başlayın
İlk soru her zaman katılımdır: gelecek misiniz? Geri kalan her şey buna bağlıdır, bu yüzden önüne hiçbir şey konmamalı — ne bir karşılama paragrafı ne de sistemin zaten bildiği bir ad alanı. Seçenekleri davetlinin diliyle ve açıkça sunun: “Evet, katılacağım”, “Maalesef katılamayacağım” ve işinize yarayacaksa “Henüz emin değilim”. Hayır diyen bir davetliye teşekkür edilmeli ve form tek adımda bitmelidir; gelmeyeceğini söyleyen birine menü tercihini sormak, formun düşünülmeden hazırlandığını gösterir.
Etkinliğin birkaç bölümü varsa — nikâh ve düğün yemeği, konferans günleri, konuşmalardan sonraki akşam yemeği — katılımı her bölüm için ayrı sorun. Davetlilerin yarısı yalnızca akşama geliyorsa, düğüne verilen “evet” çok farklı sayılar demektir.
Kaç kişi gelecek ve ek misafirlerin adları
Davetli yanında birini getirebiliyorsa, o davetli için belirlediğiniz hakka kadar kaç kişi olacağını sorun, ardından her ek misafirin adını isteyin. Yalnızca bir sayı yemek firmasına yeter, ama kapı, yaka kartı ya da oturma planı için işe yaramaz. Ek misafire ait soruları — menü, alerji, oturumlar — kişi başına bir kez sorun ki bir çiftin iki farklı alerjisi tek bir notta birbirine karışmasın.
Çocuklar ayrı bir sayıyı ve yemek varsa yaş grubunu hak eder, çünkü çocuk porsiyonları ve mama sandalyeleri ayrıca planlanır.
Etkinliğe göre değişen sorular
Temel soruların ötesinde doğru sorular, etkinliğin türünden ve gerçekte neyi organize edeceğinizden çıkar. Yalnızca kullanacağınız şeyi sorun.
- Oturumlar ya da atölyeler: salonların koltuk sayısı sınırlıysa hangileri.
- Günler: festivaller ve birkaç günlük konferanslar için hangi günler.
- Ulaşım: servise ihtiyaç olup olmadığı, nereden ve saat kaçta.
- Konaklama: otel bloğunda oda gerekip gerekmediği ve hangi geceler.
- Varış saati: davetlilerin saatlere yayılarak geldiği resepsiyonlarda yaklaşık ne zaman.
- Şirket ve unvan: iş etkinliklerinde yaka kartları ve rapor için.
- Basın: yayın kuruluşu ve fotoğrafçı kartı gerekip gerekmediği.
- Bir şarkı isteği ya da çifte bir not: düğünlerde, gerçekten kullanacaksanız.
Erişilebilirlik, özenle sorulmuş
Bir rahatsızlık listesi yerine açık ve saygılı bir soru sorun: “Etkinliğe katılımınızı kolaylaştırmak için ayarlayabileceğimiz bir şey var mı?” Davetliler böylece kendilerini bir kategoriye koymak zorunda kalmadan önemli olanı söyler: basamaksız giriş, sahneye yakın bir koltuk, sessiz bir oda, işaret dili tercümanı, ücretsiz yer gereken bir refakatçi. Soruyu isteğe bağlı tutun ve yanıtın gereğini yapacak kişilere — mekâna, salon ekibine, kapıya — ulaştığından emin olun.
İzin soruları, ayrı tutulmuş
Bazı sorular etkinlikle değil, davetlinin verileriyle ne yapabileceğinizle ilgilidir: yayımlanabilecek fotoğraflar, gelecek etkinlikler için iletişime geçilmesi, bilgilerin bir sponsorla paylaşılması. Her biri kendi sorusudur; varsayılan olarak işaretsiz, açık bir dille yazılmış ve asla katılımın koşulu değildir. Bunları tek bir “kabul ediyorum” kutusunda toplamak ya da önceden işaretlemek izni değersiz kılar ve KVKK ile GDPR gibi düzenlemelerle de bağdaşmaz.
LCV formunda sorulmaması gerekenler
Eklediğiniz her alan, formu yarım bırakmak için bir neden daha; topladığınız her kişisel veri de korumak zorunda olduğunuz bir şey daha demektir. Zaten bildiğiniz, gereğini yapmayacağınız ve etkinliğin gerçekten ihtiyaç duymadığı hassas her şeyi dışarıda bırakın.
- Davetiye kişiye özelse davetlinin adı ve e-posta adresi — zaten elinizde.
- Mekân ya da bir resmî kurum istemedikçe doğum tarihi, T.C. kimlik numarası ya da ev adresi.
- Ortak oda gibi pratik bir düzenlemeyi değiştirmedikçe cinsiyet.
- Birinin neden gelemeyeceği.
- Kimsenin nasıl kullanacağını bilmediği “ileride lazım olur” soruları.
Soru sırası ve koşullu sorular
Formu belirleyenden inceltene doğru sıralayın: katılım, kişi sayısı ve adlar, menü ve alerjiler, etkinliğe özgü seçimler, erişilebilirlik, izinler ve en sonda serbest bir not. Aynı kişiye ait soruları bir arada tutun, isteğe bağlı olanları sona koyun ki aceleci bir davetli önemli yanıtları verip erken bitirebilsin.
Koşullu sorular kapsamlı bir formu kısa tutar. Menü sorusunu yalnızca evet diyenlere, ek misafir alanlarını yalnızca yanında biriyle gelenlere, servis saatini yalnızca servise ihtiyaç duyanlara gösterin. Böylece her davetli yalnızca kendisini ilgilendiren soruları görür. Winglark’ta yanıt formuna kendi sorularınızı ekleyebilir ve bir soruyu yalnızca önceki bir yanıt gerektirdiğinde görünecek şekilde ayarlayabilirsiniz; her yanıt davetlinin kaydına düşer.