Etkinlik pasaportu ne işe yarar
Amaçla başlayın, çünkü geri kalan her şeyi o belirler. Bir pasaport insanları yönlendirebilir: girişten uzakta stand kiralamış katılımcılara, mekânın yeni bir bölümüne, kimsenin fark etmediği bir atölyeye. Öğretebilir: her durak bir ürünü, bir eseri ya da bir hikâyenin bir parçasını anlatır. Ya da yalnızca etkinliği daha oyunlu hâle getirir; misafirlere ortak bir hedef ve tanımadıkları biriyle konuşmak için bir bahane verir.
Tek bir ana hedef seçin ve ona göre tasarlayın. Sponsorlara trafik getirmek için kurulan bir rotanın durakları sponsorlarda olmalı ve orada konuşmak için bir sebep sunmalıdır. Mekânı keşfettirmek için kurulan bir rotanın durakları ise kendi başına görülmeye değer olmalıdır. Her şeyi aynı anda yapmaya çalışmak genellikle misafirlerin yarıda bıraktığı uzun bir durak listesi üretir.
Durakları seçmek: kaç tane, nerede
İyi seçilmiş az durak, uzun bir kontrol listesinden iyidir. Misafirlerin gerçekte ne kadar zamanı olduğunu düşünün: iki oturum arası, öğle arası, bütün bir öğleden sonra. Yirmi dakikalık bir rotayı birçok kişi bitirir; iki saatlik bir rotayı yalnızca birkaç meraklı. Bir günlük etkinliklerin çoğu için beş ile on arasında durak makul bir aralıktır; misafirlerin hepsini değil çoğunu toplayarak bitirmesine de izin verebilirsiniz.
Durakları alana yayın, en az birini normalde az uğranan bir bölgeye koyun; ama tek bir damga için kimseyi üç kat yukarı çıkarıp geri indirmeyin. Erişilebilirliği kontrol edin: her durağa basamaksız ulaşılabilmeli ya da rota, ulaşılamayan durak olmadan da bitirilebilmeli. Vestiyer kuyruğu ya da ana salonun girişi gibi akışı tıkayan yerlere durak koymayın.
Her durakta kod, damga ya da bir soru
Her durakta misafirin orada olduğunu kanıtlayan bir şey gerekir. Geleneksel yanıt bir kâğıt kart ve bir damgadır; sevimlidir ve yalnızca kart kaybolunca işe yaramaz. Dijital yanıt, misafirin telefonunda topladığı bir koddur: genellikle bir tabelaya basılmış QR kod ya da yazılacak kısa bir kelime. Dijital kodların pratik avantajları vardır: misafir yanında bir şey taşımaz, ilerleme kaybolmaz, organizatör de her durağa kaç kişinin ulaştığını görür.
Kodu ziyaretin parçası yapın. Geçerken okutulan bir QR kod pek bir şey kanıtlamaz; stand ekibinin kısa bir sohbetten sonra verdiği ya da eserle ilgili bir soruyu yanıtlayınca bulunan bir kod ise durağa anlam katar. Kodları büyük, göğüs hizasında ve iyi ışıkta basın; her durak için yedek bir tabelayı danışma masasında tutun.
Misafirin görebildiği ilerleme
İnsanlar bitirdiklerini görebildikleri şeyi bitirir. Her misafire hangi durakları topladığını ve hangilerinin kaldığını basit bir harita ya da listeyle gösterin, son adımı da belirgin yapın: ödülü almak için nereye gidileceğini. Rota zayıf bağlantıda ve her telefonda çalışsın; katılmak için kimseden uygulama kurmasını ya da hesap açmasını istemeyin. İndirmeyle başlayan bir rota, oyuncularının çoğunu ilk duraktan önce kaybeder.
- Toplanan ve kalan durakları gösteren tek bir sayfa ya da kart.
- Her durağın nerede olduğunu gösteren bir harita ya da net bir tarif.
- Ödül ve nereden alınacağı, en baştan görünür.
- Rota tamamlandığında, misafirin masada gösterebileceği bir mesaj.
Bitirmeye değecek bir ödül
Ödül, harcanan emekle orantılı ve kolay teslim edilebilir olmalıdır. Kısa bir rota için bir içecek kuponu, küçük bir hediye, bir oturuma öncelikli giriş ya da bir çekilişe katılım yeterlidir. Daha uzun bir rotada pahalı bir şeyden çok, insanların konuşacağı bir şey işe yarar: kulis turu, imzalı bir kitap, konuşmacılar masasında bir yer. Çekiliş varsa kurallarını yayımlayın: kimler katılabilir, çekiliş ne zaman yapılır, kazananlara nasıl haber verilir.
Ödülün nasıl ve kim tarafından verileceğine karar verin. Açıkça işaretlenmiş bir masada, tamamlanan pasaportu telefondan kontrol edip ödülü veren bir görevli işi basit tutar. Ödülleri etkinlikten önce sayın ve bittiğinde ne olacağına önceden karar verin; rotayı en son bitirenler bir özürle baş başa kalmasın.
Pasaportu sponsorlar ve katılımcı firmalar için kullanmak
Fuarlarda ve konferanslarda pasaport çoğu zaman bir sponsor ürünüdür: rotadaki standlar daha çok ziyaretçi alır, ziyaretçiler de bir sohbet başlatmak için bir sebeple gelir. Her stand ekibine rotayı, kodlarını ve ziyaretçi geldiğinde ne söyleyeceklerini anlatın. Kodu tek kelime etmeden veren bir stand ziyareti boşa harcar; tek bir iyi soru soran stand ise onu bir temasa çevirir.
Rotayı veri toplamaktan ayrı tutun. Bir standda damga toplamak, ziyaretçinin bilgilerini sessizce katılımcı firmaya vermemelidir. Bir sponsor iletişim bilgisi istiyorsa ziyaretçi bunu bilerek, onayı kaydedilerek ve ayrı bir adımda paylaşmalıdır. KVKK ve GDPR açısından da doğru olan budur. Sponsorlara dürüst rapor verin: kaç ziyaretçinin onların durağına ulaştığı ve kaçının rotayı tamamladığı; kimsenin paylaşmayı kabul etmediği kişisel veriler değil.
Etkinlik günü: test edin, izleyin, yardım edin
Bir gün önce bütün rotayı size ait olmayan bir telefonla, mobil veriyle yürüyün ve her kodu toplayın. Her tabelanın haritada gösterilen yerde olduğunu, ışığın okutmaya yettiğini ve ödül masasının tamamlanmış bir pasaportun neye benzediğini bildiğini kontrol edin. Etkinlik günü, hasar görmüş bir tabelayı değiştirebilecek ya da kodu kaydedilmeyen bir misafire yardım edebilecek, rotadan sorumlu bir kişi olsun.
Rotayı erken duyurun, sahneden ve ekranlardan; son aradan önce de hatırlatın. Hangi durakların yavaş, hangilerinin atlandığını izleyin. Bu, bir sonraki etkinlikte hangi durağı taşımanız ve hangi sponsorun ziyaret için daha iyi bir sebebe ihtiyacı olduğu hakkında size bilgi verir.