Pourquoi les lieux perdent le réseau au pire moment
La connexion tombe pour des raisons qui n’ont rien à voir avec votre outil de contrôle d’accès. Les murs épais et les salles en sous-sol bloquent le réseau mobile. Les chapiteaux à structure métallique et les façades vitrées le renvoient. Le cas le plus difficile est une salle pleine : des centaines de téléphones sur la même antenne, qui ouvrent tous au même moment l’e-mail d’invitation, peuvent ralentir une connexion qui fonctionnait parfaitement une heure plus tôt. Le Wi-Fi du lieu apporte ses propres surprises : une page de connexion que chaque appareil doit accepter, un mot de passe changé le matin, un réseau partagé avec les terminaux de paiement du bar.
La leçon n’est pas de trouver un meilleur Wi-Fi, même si cela aide. Elle consiste à choisir une méthode de contrôle d’accès qui n’a pas besoin de connexion pour faire entrer une personne, et à considérer le réseau comme ce qui permet aux entrées de se mettre d’accord plus vite, quand il est là.
Ce que « fonctionne hors ligne » doit vouloir dire
Beaucoup d’outils disent fonctionner hors ligne ; l’expression recouvre des réalités très différentes. Demandez ce qui se passe exactement quand un appareil perd la connexion en pleine file d’attente. Un check-in qui fonctionne vraiment sans internet fait quatre choses sur l’appareil lui-même : il garde une copie de la liste d’invités, il lit un code et retrouve l’invité dans cette copie, il enregistre l’entrée localement avec l’heure et la personne qui a scanné, et il envoie ces entrées dès que la connexion revient.
Si l’une de ces quatre étapes a besoin du réseau, l’entrée s’arrête dès que le signal tombe. Un outil qui affiche seulement une page en cache, ou qui doit confirmer chaque scan en ligne, n’est pas un check-in hors ligne ; c’est un check-in en ligne qui échoue lentement.
- La liste d’invités est sur l’appareil, elle n’est pas téléchargée à chaque scan.
- Un scan retrouve l’invité dans cette copie et affiche aussitôt son nom et son statut.
- Chaque entrée est stockée localement avec l’heure, la porte et la personne.
- Les entrées stockées partent automatiquement quand la connexion revient.
- L’écran indique clairement que l’appareil est hors ligne, et depuis quand.
Préparer les appareils avant l’ouverture des portes
La plupart des pannes hors ligne sont des pannes de préparation. Les téléphones n’ont pas été ouverts sur l’écran de check-in pendant qu’il y avait encore du réseau, si bien qu’ils n’ont jamais reçu la dernière liste ; ou le mode économie d’énergie a fermé l’application en arrière-plan ; ou un appareil a été confié à un renfort dix minutes avant l’ouverture sans jamais avoir été connecté.
Préparez chaque appareil d’accueil comme s’il n’y aurait aucun réseau. Connectez-vous, ouvrez l’événement, laissez la liste se charger entièrement, puis passez le téléphone en mode avion et scannez un code de test pour prouver qu’il fonctionne sans réseau. Faites-le sur place, à l’entrée, aussi près que possible de l’heure d’ouverture, et recommencez après la dernière modification de la liste.
- Chargez chaque appareil à fond ; prévoyez une batterie externe et un câble par entrée.
- Connectez chaque appareil au nom de la personne qui l’utilisera.
- Chargez la liste sur place, après la dernière modification, et notez l’heure.
- Faites un scan de test en mode avion, puis rétablissez la connexion.
- Désactivez l’économie d’énergie et les mises à jour automatiques pour la soirée.
- Nettoyez l’objectif ; écran lumineux, verrouillage automatique long.
Les changements de dernière minute quand les entrées sont hors ligne
Un appareil hors ligne connaît la liste telle qu’elle était lors de sa dernière connexion. Un invité ajouté ensuite n’y figure pas ; un invité désinvité y figure encore. C’est la seule vraie limite du check-in hors ligne, et mieux vaut l’organiser que d’espérer qu’elle ne se présente pas.
Gelez la liste pour les modifications courantes peu avant l’ouverture et faites passer tout changement ultérieur par une seule personne, capable de prévenir directement les entrées. Donnez au moins à un appareil une connexion fiable – un téléphone de l’équipe sur un autre opérateur, ou un point d’accès dédié que les invités ne connaissent pas – pour que les ajouts tardifs puissent y être vérifiés. Un invité introuvable sur un appareil hors ligne doit être orienté vers cet appareil, pas refoulé.
Plusieurs entrées sans connexion
Avec une connexion, chaque entrée voit chaque scan en quelques instants. Sans connexion, chaque appareil ne connaît que ce qu’il a scanné lui-même. Deux entrées peuvent donc laisser passer le même code – l’invité à l’entrée principale, une amie munie de la capture à l’entrée latérale – sans qu’aucune ne le sache avant la reconnexion.
Il existe des moyens concrets de rendre cela rare. Affectez des groupes d’invités à des entrées quand c’est pertinent, pour que les codes VIP soient attendus à l’entrée VIP. Placez les entrées les plus exposées aux coupures près d’une entrée qui ne l’est pas. Si le lieu le permet, installez un petit réseau local pour les appareils de l’équipe, afin qu’ils se joignent même quand internet tombe à l’extérieur. Et acceptez qu’une courte fenêtre de désaccord entre les entrées soit le prix honnête d’une file qui avance.
La synchronisation au retour de la connexion
Quand un appareil se reconnecte, il doit envoyer ses entrées stockées dans l’ordre où elles ont eu lieu et recevoir celles des autres entrées entre-temps. L’équipe ne devrait rien avoir à toucher. Ce qu’elle doit voir, c’est le changement : l’indication hors ligne disparaît, le nombre d’entrées envoyées s’affiche, et un invité qui s’avère être entré ailleurs est signalé.
Vérifiez les appareils une fois pendant la soirée et une fois à la fin : chacun doit indiquer qu’il n’a plus rien à envoyer. Un téléphone rangé dans une poche avec vingt entrées en attente, ce sont vingt personnes absentes du bilan jusqu’à ce que quelqu’un pense à l’ouvrir.
Les conflits : quand deux entrées ne sont pas d’accord
Un conflit, c’est le même invité entré deux fois pendant que les portes étaient hors ligne, ou un invité admis hors ligne après le retrait de son invitation. Le pire qu’un système puisse faire est de le régler en silence : garder une fiche, jeter l’autre et ne rien dire. Cela cache précisément l’événement dont vous avez besoin d’être informé.
Une approche saine conserve les deux enregistrements, compte le premier comme l’entrée, marque le second comme doublon et le présente à une personne. La plupart des conflits ont une explication anodine, comme un invité scanné à une porte qui a fait le tour pour accueillir quelqu’un à l’autre. Certains non. Dans tous les cas, le bilan de présence doit compter des personnes, pas des scans, et lister les conflits à part pour qu’on puisse les lire.
Une liste papier de secours qui ne fausse pas le bilan
Gardez une liste imprimée à l’entrée principale pour le pire des cas : un appareil qui ne démarre pas, un téléphone tombé par terre. Imprimez-la le plus tard possible et notez l’heure dessus. Si vous devez l’utiliser, cochez les noms sur papier puis saisissez ces entrées dès que possible sur un appareil qui fonctionne, en indiquant qu’elles viennent du papier. Le décompte de la soirée tient ainsi encore le lendemain matin.
Dans Winglark, GatePass est conçu pour cela : n’importe quel téléphone devient lecteur, garde la liste sur l’appareil et continue donc de fonctionner sans signal, et plusieurs entrées contrôlent les invités sur une seule liste.