Teşekkür maili ne zaman gönderilmeli?
Bir gün içinde. Akşam etkinliği için ertesi sabah doğrudur; bir konferans için son günün akşamı ya da ertesi sabah. Amaç, davetliler hâlâ etkinlikten söz ederken, etkinlik geçen haftanın toplantılarından birine dönüşmeden önce gelen kutusunda olmaktır.
Hız, eksiksizlikten daha önemlidir. Fotoğraf galerisinin tamamı ya da kayıt birkaç gün sürecekse, teşekkürü elinizdekiyle şimdi gönderin ve gerisinin ne zaman geleceğini söyleyin. “Fotoğraflar yüklendi” diyen ikinci kısa bir mesaj hoş karşılanır; onları bir hafta bekleyen teşekkür ise karşılanmaz.
Etkinlik sonrası teşekkür mesajında neler olmalı?
İçten bir teşekkür cümlesi, ardından işe yarar bir şey, ardından tek ve net bir sonraki adım. Geri kalanı isteğe bağlıdır. Mesajı ev sahibi olarak, davetiyeyle aynı üslupla ve aynı gönderenden yazın; davetliler adı tanır ve mesaj, davetiyenin gelen kutusuna ulaştığı nedenlerle ulaşır.
- Somut bir teşekkür: etkinliğin adını ve oradan gerçek bir anı anın.
- Davetlilerin istediği şey: fotoğraflar, sunumlar, kayıt, bir konuşmacının okuma listesi.
- Mümkün kılanlara teşekkür: konuşmacılar, ev sahipleri, sponsorlar — kısaca.
- Tek bir sonraki adım: bir sonraki etkinliğin tarihi, kısa bir anket ya da sorular için bir iletişim adresi.
- Gerçek bir kişinin imzası ve okunan bir yanıt adresi.
Teşekkür e-postasına konmaması gerekenler
Satış konuşmasını çıkarın. Misafiriniz olarak gelen birine ertesi sabah fiyat listesi gönderilmez; ticari bir takip varsa ayrı ve kişisel bir görüşmeye aittir. Her oturumun uzun özetini de çıkarın: orada olan davetlinin buna ihtiyacı yoktur, olmayan da okumaz.
Ek dosya koymayın. Büyük dosyalar telefonda yavaştır ve mesajların spam klasörüne düşmesinin sık nedenlerindendir. Bunun yerine bir galeriye ya da sunumların olduğu bir sayfaya bağlantı verin ve bağlantının hesap açmadan çalıştığından emin olun.
Katılımcılara örnek teşekkür maili
Kurumsal bir akşam için kısa ve sıcak bir örnek. Tonu etkinliğe göre ayarlayın: düğün ya da doğum günü teşekkürü daha kişiseldir, konferans teşekkürü daha pratik olabilir.
Konu: “Bahar İş Ortakları Akşamı’na katıldığınız için teşekkürler”
“Sevgili Ayşe Hanım, dün akşam aramızda olduğunuz için teşekkür ederiz. Salonu bu kadar dolu görmek güzeldi; panelden sonraki sohbet planladığımız saati epey aştı, ki bu her zaman iyiye işarettir. Söz verdiğimiz gibi sunumlar ve akşamdan fotoğraflar etkinlik sayfasında. Konuşmacılarımıza ve akşamı herkes için kolaylaştıran mekân ekibine de teşekkür ederiz. Sonbaharda yeniden buluşacağız; tarih belli olur olmaz paylaşacağız. Sevgiyle, Emre”
Bir konferans için kayıtların bağlantısını ve tek dokunuşluk bir puanlamayı ekleyin: “Yarım dakikanız varsa günün nasıl geçtiğini bize söyleyin; tek dokunuş yeterli ve her yanıtı okuyoruz.”
Gelemeyenler için ayrı bir not
“Geleceğim” deyip gelmeyen davetliler ve daveti kabul edemeyenler, orada oldukları için teşekkür eden bir mesaj almamalı. Bu hata sık yapılır ve davetliye kimsenin gelip gelmediğini fark etmediğini söyler. Onlara kendi kısa notlarını gönderin: sitem yok, akşamdan bir şey var ve bir dahaki sefere gelmek için bir neden var.
Konu: “Bahar İş Ortakları Akşamı’nda sizi özledik”
“Sevgili Murat Bey, dün akşam aramızda olamamanıza üzüldük. İşinize yararsa panelin sunumları ve birkaç fotoğraf etkinlik sayfasında. Bir sonraki akşamı sonbahar için planlıyoruz ve sizi orada görmekten mutluluk duyarız; tarih belli olur olmaz haber vereceğiz. Saygılarımla, Emre”
Konuşmacılara, sponsorlara ve ekibe teşekkür
Konuşmacılar ve sponsorlar, davetli e-postasında bir satırı değil kendi mesajlarını hak eder. Her konuşmacıya kişisel olarak yazın, oturumundan somut bir şeyi anın ve işine yarayacaksa davetlilerin bu konuda ne dediğini paylaşın. Sponsorlar bir teşekkür ve ayrıca kendilerine söz verilen toplamları ister — ziyaretçi, lead ve katılım rakamları — rakamlar kesinleştiğinde gönderilir.
Ekibe ve mekân çalışanlarına da tercihen aynı gün teşekkür edin. Bir sonraki etkinlik için arayacağınız kişiler onlardır.
Doğru kişilere göndermek
Teşekkürün kalitesi, gerçekte kimin geldiğini bilmeye bağlıdır. Yanıtlar ve girişler aynı davetli kaydındaysa listeyi ayırmak kolaydır: kapıda okutulanlar katılımcı notunu, kabul edip okutulmayanlar “sizi özledik” notunu, reddedenler ise hiçbir şey ya da bir sonraki tarih hakkında kısa bir mesaj alır. Kapı listesi kâğıttaysa göndermeden önce eşleştirin; yanlış gruba giden bir teşekkür, kurması gereken iyi niyeti bozar.
Davetiyeyle aynı gönderenden gönderin ve ertesi gün teslimat kaydına bakın. Geri dönen bir teşekkür maili, adresin bir sonraki davetiyeden önce düzeltilmesi gerektiğinin işaretidir.
- Katıldı: fotoğraflar, sunumlar ve sonraki adımla birlikte teşekkür.
- Kabul etti, gelmedi: “sizi özledik” notu.
- Reddetti: isteğe bağlı, bir sonraki tarihle kısa bir not.
- Konuşmacılar, sponsorlar, ekip: kişisel mesajlar.
Kısa bir anket eklemek
Teşekkür, tek bir geri bildirim sorusunun doğal yeridir. Bunu isteğe bağlı bir yorumla tek bir puanlamada tutun; bir görev değil, yanıt vermeye bir davet gibi okunsun. Winglark’ta AfterFlow gelenlere bir not, gelemeyenlere başka bir not gönderir; geri bildirim tek dokunuşla verilir ve davetiyelerinizle aynı yoldan gider. MailFlow da her davetli için teslimatı izler.