Tedarikçi tarihlerinden geriye doğru hesaplayın
Bir sayıya ihtiyaç duyan her şeyi ve her birinin o sayıyı hangi gün istediğini listeleyerek başlayın. Yemek firmasının kesin kişi sayısı genellikle en erken ve en katı olanıdır. Oturma planı, basılı masa kartları, yaka kartları, servis ve transfer rezervasyonları, otel oda blokları ve mekânın kapasite onayı da kendi tarihlerine sahiptir. Hepsini yazın; en erkeni sizin kesin tarihinizdir.
LCV son tarihi, bu kesin tarihten hatırlatma için gereken süre kadar önce durur: bir hatırlatma, yanıtlar için birkaç gün ve en önemli davetlilere kısa bir telefon turu. Çoğu etkinlikte bu aralık yaklaşık bir haftadır. Davetiyeye yazdığınız tarih bu yüzden mümkün olan son gün değil, size nefes alacak yer bırakan gündür.
- Sayıya bağlı her kararı tedarikçi tarihiyle birlikte listeleyin.
- En erken tarihi kesin tarih olarak alın.
- Hatırlatma aralığını çıkarın: hatırlatma, bekleme süresi, kişisel aramalar.
- Kalan günü gün adıyla birlikte LCV son tarihi olarak yazın.
- Davetiyeyi, davetlilerin bu tarihten önce yanıt verebileceği kadar erken gönderin.
Etkinlik türüne göre LCV son tarihi
Etkinlik türleri, davetlilerin ne kadar önceden plan yaptığı ve tedarikçilerin ne kadar erken bağlandığı konusunda farklılık gösterir; aynı kural farklı tarihler üretir. Aşağıdakiler sabit kurallar değil, yaygın alışkanlıklardır; kendi tedarikçilerinizin tarihleri her zaman önce gelir.
- Düğün ve nişan: davetiyeler birkaç hafta ile birkaç ay önce; LCV son tarihi düğünden yaklaşık üç-dört hafta önce, çünkü oturma, menü ve servisler ona bağlıdır.
- Gala ya da oturmalı yemek: iki-üç hafta önce, masa planından ve mutfağın siparişinden önce.
- Konferans: kayıt, oturumlar, yaka kartları ve ikram kesinleştiğinde kapanır — çoğu zaman bir-iki hafta önce; oturum seçimleri için ayrı ve daha erken bir tarih.
- Kurumsal resepsiyon ya da lansman: bir-iki hafta önce; ayakta yapılan etkinlikler son dakika değişikliklerini oturmalılardan daha iyi tolere eder.
- Doğum günü ya da özel davet: yaklaşık bir hafta önce, rahat bir buluşma için birkaç gün.
- Çocuk doğum günü: birkaç gün ile bir hafta önce, ki yiyecekler ve alerjiler planlanabilsin; veliler geç yanıt verir, erken hatırlatın.
LCV’ye yanıt vermeyenlere nasıl hatırlatılır
Sessizlik nadiren bir reddediştir. Genellikle davetiye kötü bir anda açılıp unutulmuş, kimsenin bakmadığı bir klasöre düşmüş ya da davetlinin artık kullanmadığı bir adrese gitmiştir. Kimseye hatırlatma göndermeden önce davetiyenin gerçekten ulaşıp ulaşmadığına bakın; geri dönen bir adres hatırlatma değil, düzeltme ister.
Hatırlatmayı yalnızca sessiz kalanlara gönderin. Bütün listeye giden bir hatırlatma, zaten yanıt verenleri rahatsız eder ve herkese mesajlarınızın görmezden gelinebileceğini öğretir. Kısa, sıcak ve işe yarar tutun: etkinlik, son tarih, yanıt için tek bir bağlantı ya da numara ve sitem gibi duyulacak hiçbir şey.
- Sıcak: “Küçük bir hatırlatma — 12 Mayıs Cuma’ya kadar aramızda olup olamayacağınızı bilmek isteriz.”
- Pratik: “Pazartesi mekâna kesin sayıyı bildiriyoruz. Cuma’ya kadar haber verebilir misiniz?”
- Kurumsal: “Yemekteki yeriniz hâlâ ayrılmış durumda. Lütfen 12 Mayıs’a kadar bağlantınızdan katılım durumunuzu bildirin.”
Hatırlatma yetmediğinde
Bir yazılı hatırlatmadan sonra kalan sessizlik en iyi kişiden kişiye çözülür. Davetlinin tanıdığı birinden — ev sahibinden, müşteri temsilcisinden, daveti öneren meslektaştan — gelen kısa bir arama ya da doğrudan mesaj, üçüncü bir e-postanın alamayacağı yanıtı alır. Bu aramaları, varlığı etkinlik ya da sayılar için önemli olan davetlilere saklayın: protokol, konuşmacılar, birkaç kişilik aileler.
Son tarih geçtiğinde sessizliğin ne anlama geleceğine önceden karar verin. Oturmalı bir etkinlikte genel tercih, sessiz kalanı gelmeyecek saymak ve bunu hatırlatmada belirtmektir. Ayakta bir etkinlikte, kendi geçmiş etkinliklerinize dayanarak sessizlerin bir kısmını hesaba katabilirsiniz. Her iki durumda da bir kez karar verin ve herkese aynı kuralı uygulayın.
Geç gelen evetler, iptaller ve yerine gelenler
Son tarih insanların fikir değiştirmesini durdurmaz. Geç gelen bir evet, hâlâ yer varsa ve mutfak kaldırabiliyorsa iyi haberdir; yapabildiğinizde sıcak bir evet deyin, yapamadığınızda açıkça söyleyin. Son tarihten sonraki bir iptal, haber vermeden gelmemekten daha değerlidir; bu yüzden iptali kolaylaştırın — aynı bağlantı, davetiyeye bir yanıt, adı belli bir kişi — ve teşekkür edin.
Kurumsal etkinlikler yerine gelenleri de getirir: davet edilen genel müdür yerine bir meslektaşını gönderir. Davetin devredilebilir olup olmadığına davetiyeler çıkmadan karar verin; devredilebiliyorsa yerine gelenin adını ve yanıtlarını birinin gelen kutusundaki bir not olarak değil, düzgün bir yanıt olarak alın. Yoksa kapı, başkasının koduyla gelen bir yabancıyla karşılaşır.
- Menü ve oturma için bir değişiklik son günü belirleyin; genellikle yemek firmasının tarihi.
- Bu tarihten sonra iptalleri kabul edin, ama menü değişikliğinin mümkün olmayabileceğini belirtin.
- Yanıt geçmişini saklayın; kimin ne zaman değiştirdiğini bilin.
- Yerine geleni, asıl davetiyeye bağlı yeni bir davetli kaydı olarak ele alın.
Yemek firması için kesin sayı
Kesin sayı, onaylanmış evetler ile adı verilmiş ek misafirlerinin toplamıdır; mutfağın ve salonun ihtiyaç duyduğu biçimde ayrılmış olarak: menü tercihleri, şiddetiyle birlikte alerji ve intoleranslar, çocuk porsiyonları ve oturma kısıtları. Masa kartı ya da alerji etiketi için isim gerekmiyorsa yemek firmasına isim listesi değil, sayılar verin.
Ardından payı belirleyin. Onaylı davetlilerin bir kısmı gelmeyecek, birkaç beklenmedik kişi de gelecektir; bu farkın büyüklüğü etkinlikten etkinliğe ve kitleden kitleye değişir, bu yüzden genel bir kurala değil kendi önceki etkinliklerinize dayanın. Geçen sefer evet diyenlerin kaçının kapıdan geçtiğini ölçtüyseniz, elinizdeki en iyi rakam odur.
Etkinlikten sonra: kendi farkınızı öğrenin
Son tarih ve hatırlatmalar ancak o gece sınanır: onaylı davetlilerin kaçı geldi, kaçı yanıt vermeden geldi, kaçı son günden sonra iptal etti. Yanıtlar ve girişler aynı isimlere karşı kaydedildiyse karşılaştırma bir tahmin değil, bir listedir; bir sonraki etkinliğin son tarihi ve payı kanıta dayanarak belirlenebilir.
Winglark’ta hatırlatmalar yalnızca yanıt vermemiş davetlilere gider, her davetiyenin teslimatı izlenir; böylece geri dönen bir adrese hatırlatma değil düzeltme yapılır ve rapor, yanıtları kapıdaki girişlerle isim isim karşılaştırır.