Bei den Aufgaben anfangen, nicht bei den Personen
Schreiben Sie zuerst die Aufgaben auf, die die Veranstaltung braucht, und erst dann die Namen. Ein kleines Abendessen braucht zwei: jemanden, der verantwortlich ist, und jemanden am Einlass. Eine Konferenz braucht ein Dutzend, und manche Personen übernehmen mehrere. Wer zuerst die Aufgaben benennt, vermeidet den häufigsten Fehler: allen dieselben vollen Rechte zu geben, weil es schneller eingerichtet war.
Jede Aufgabe bekommt dann die kleinste Menge an Rechten, mit der sie gut erledigt werden kann. Wer zwei Aufgaben hat, bekommt beide Rechtepakete — und nicht mehr.
Die Rollen eines echten Eventteams
Die Bezeichnungen unterscheiden sich, die Aufgaben wiederholen sich. Die meisten Veranstaltungen ab einer gewissen Größe brauchen eine Form dieser Rollen, und ein Team, das sie geklärt hat, besetzt eine neue Veranstaltung in Minuten.
- Verantwortliche: zuständig für die Veranstaltung, ihre Einstellungen, das Budget und die Zusammensetzung des Teams; meist ein oder zwei Personen.
- Gästeliste: baut und bereinigt die Liste, verschickt Einladungen und Erinnerungen, verfolgt die Rückmeldungen.
- Gestaltung: bereitet Einladung und Gästeseiten vor, ohne die Kontaktdaten der Gäste sehen zu müssen.
- Einlass: lässt Gäste am Abend ein; sieht Namen und Einlassstatus, keine E-Mail-Adressen und keine internen Notizen.
- Moderation: gibt Fragen frei, führt Umfragen und entscheidet, was auf die große Leinwand kommt.
- Sponsoren- oder Ausstellerstand: sieht nur die Kontakte, die Besucher bewusst mit diesem Sponsor geteilt haben.
- Lesezugriff: liest Fortschritt und Berichte, ändert nichts; die richtige Rolle für Kunden, Vorgesetzte oder die Buchhaltung.
Minimale Rechte sind Fürsorge, kein Misstrauen
Weniger Rechte werden manchmal als Misstrauen verstanden. Das Gegenteil ist der Fall: Sie schützen die Person. Eine Einlasskraft, die die Liste nicht exportieren kann, kann für kein Datenleck verantwortlich gemacht werden; ein Sponsorenteam, das nur einwilligende Besucher sieht, steht nicht im Verdacht, Daten abzugreifen. So erklärt, sind die meisten erleichtert. Das Prinzip entspricht auch dem Gedanken der Datenminimierung in der DSGVO.
Minimale Rechte verhindern zudem Fehler. Wer nur am Einlass scannen kann, verschickt die Einladung nicht versehentlich ein zweites Mal an vierhundert Personen, und wer nur lesen darf, löscht beim Blick in den Bericht keinen Gast.
Der Einlass auf den eigenen Handys
Einlassteams werden oft für einen Abend gebucht, und der einfachste Scanner ist das Handy, das ohnehin in der Tasche steckt. Das funktioniert gut, wenn die Einlassrolle eng ist: Das Handy zeigt die Einlassliste dieser Veranstaltung, scannt Gäste ein und hört für diese Person auf zu funktionieren, wenn die Veranstaltung vorbei ist. Es öffnet weder das Postfach der Organisation noch den vollständigen Gastdatensatz oder eine andere Veranstaltung.
Briefen Sie das Einlassteam, bevor die Gäste kommen: wie man sich anmeldet, was zu tun ist, wenn jemand nicht auf der Liste steht, wen man bei VIPs oder Problemen anruft und wer welchen Eingang betreut. Die Rolle auf dem Bildschirm ist die halbe Arbeit; die andere Hälfte ist zu wissen, wen man fragt.
Moderation und Sponsorenstände
Wer entscheidet, was vor dem ganzen Saal auf einer Leinwand erscheint, hat eine sensible Rolle. Geben Sie die Moderation an benannte Personen, die wissen, was die Gastgeber wollen und was tabu ist, und zeigen Sie die Freigabewarteschlange nie auf der öffentlichen Leinwand.
Standpersonal von Sponsoren und Ausstellern gehört nicht zu Ihrer Organisation, deshalb sollte seine Sicht die engste von allen sein: die Besucher, die ihre Daten diesem Sponsor bewusst geteilt haben, mit ihrer Einwilligung, und kein Zugriff auf die übrige Gästeliste. Diese Grenze ist es, die Gästen Vertrauen in den Stand gibt.
Übergaben zwischen Schichten und Projektleitungen
Lange Veranstaltungen wechseln die Hände. Das Einlassteam vom Vormittag geht um zwei, die Person, die die Liste aufgebaut hat, ist am Veranstaltungstag nicht da. Schreiben Sie pro Rolle eine kurze Übergabenotiz: was erledigt ist, was wartet, welche Gäste Aufmerksamkeit brauchen und wen man fragt. Die Notiz ist wichtiger als der Zugang, denn wer volle Rechte, aber keinen Kontext hat, rät trotzdem.
- Wer welche Rolle hat, mit Namen und Telefonnummer für den Tag.
- Offene Punkte: Rückmeldungen nachfassen, Gäste ergänzen, wartende Fragen.
- Vorab vereinbarte Ausnahmen: VIPs, Presse, späte Ankünfte.
- Wer am Einlass Ungewöhnliches freigeben darf.
- Wann jede Schicht endet und wer übernimmt.
Nach der Veranstaltung: die Türen hinter sich schließen
Am leichtesten vergisst man die Berechtigung, die niemand mehr braucht. Entfernen Sie nach der Veranstaltung Einlasskräfte, Freie und Sponsorenteams, und prüfen Sie das übrige Team, sobald der Bericht verschickt ist. Dokumentieren Sie, wer welche Rolle hatte, damit eine spätere Frage, wer die Daten eines Gastes geändert hat, eine Antwort findet.
Dasselbe gilt für gemeinsam genutzte Geräte. Ein Tablet vom Einlass wird von der Veranstaltung abgemeldet, bevor es zurück in die Schublade kommt.