Her etkinliğe bir klasör değil, her müşteriye bir alan
İlk karar, bir müşterinin işinin nerede duracağıdır. Ortak bir hesabın içinde etkinlik başına klasörler üçüncü müşteriye kadar idare eder; sonra şablonlar birinden ötekine kopyalanır, davetli listeleri yanlışlıkla birleşir ve yeni başlayan bir koordinatör bütün müşterilerin kişilerini görebilir. Bunun yerine her müşteriye kendi alanını verin: onun etkinlikleri, davetli listeleri, tasarımları ve raporları, başka kimseye ait hiçbir şey olmadan.
Müşteri alanı tekrar eden işi de kolaylaştırır. Aynı müşterinin ikinci etkinliği geçen yılın e-postaları arasında arama yaparak değil, son davetli listesinden, onaylı şablonlarından ve bilinen gönderici bilgilerinden başlar.
Misafir verisi müşteriye aittir
Bir müşterinin listesindeki kişiler, o müşterinin ilişkileridir. Ajans bu verileri müşteri adına işler; sahibi değildir ve onları asla başka bir müşteri ya da kendi tanıtımı için kullanmamalıdır. Bunu sözleşmeye yazın ve kullandığınız araçların da buna uymasını sağlayın: bir müşterinin misafirleri, başka bir müşterinin alanından yalnızca filtrelenmiş değil, tamamen görünmez olmalı.
Etkinlikten sonra verilere ne olacağını en başta konuşun: ajans onları ne kadar süre saklar, hangi biçimde müşteriye teslim eder, ne zaman siler. Müşteriler bunu giderek daha sık soruyor; tek cümleyle cevap verebilen ajans, bir sonraki listeye de güvenle emanet edilecek ajanstır.
Müşterinin kendi kurumsal kimliğiyle davetiye
Misafirler kendilerini ajans tarafından değil, müşteri tarafından davet edilmiş hissetmeli. Bu da davetiyede müşterinin renkleri, yazı tipleri ve logosu, müşterinin dilinde bir metin ve misafirin tanıdığı bir gönderici adı demektir. Her müşteri için bir kez küçük bir marka kiti hazırlayın, onaylı logo dosyaları ve renklerle, ve o müşterinin her davetiyesine oradan başlayın.
Müşteri istemedikçe ajansın adını misafirin göreceği yerlere koymayın. Gelen kutusunda tanımadığı bir ajans adı gören misafir mesajı görmezden gelmeye ya da istenmeyen posta saymaya daha yatkındır.
- Açık ve koyu zemin için onaylı logo.
- Kurumsal renkler ve yazı tipleri, kullanılmaması gerekenlerle birlikte.
- Müşterinin onayladığı gönderici adı ve yanıt adresi.
- Üslup notları ve onaylanmış bir örnek davetiye.
- Müşteri tarafında onayı kimin verdiği ve genellikle ne kadar sürede döndüğü.
E-posta zinciri olmadan onay
Ajans gecikmelerinin çoğu onay gecikmesidir. Her müşteri için davetli listesini, davetiyeyi ve kesin sayıları kimin onaylayacağını belirleyin ve bu kişilere ekler dolu bir yazışma yerine bakacakları tek bir yer verin. Onay tarihlerini gönderim tarihinden geriye doğru takvime koyun; her zaman geç dönen müşteri için bir pay bırakın.
Neyin ne zaman onaylandığının kaydını tutun. Bir müşteri sonradan bir misafirin neden davet edilmediğini sorduğunda cevap birinin hafızası değil, tarihli bir onay olmalı.
Müşteriler arasında ekip rolleri
Bir ajans ekibi nadiren her müşteride çalışır. Herkese yalnızca gerçekten hizmet verdiği müşterilere erişim verin; her müşterinin içinde de gerçekten üstlendiği rolü: davetli listesini hazırlamak, davetiye tasarlamak, kapıda okutmak ya da yalnızca raporu okumak. Tek bir gece için tutulan serbest çalışan kapı ekibi telefonunda o gecenin kapı listesini görmeli, başka hiçbir şeyi değil.
Müşterinin çalışanları da ekibin parçası olabilir. Cevapların gelişini izlemek ya da birkaç isim eklemek isteyen bir müşteriye, ajansın diğer işlerini hiç görmeden kendi alanında bir rol verilebilir.
Müşteriye raporlama
Rapor, gece bittikten sonra müşterinin aklında kalandır. Etkinlikten önce müşteriyle neyi bilmek istediğini konuşun: davet edilen, cevap veren, katılacağını söyleyen, gelen, gruplara göre; kimin gelmediği; listede olmadan gelenler; gecenin nasıl geçtiği. Sonra bu soruları cevaplayacak verinin gerçekten toplandığından emin olun; kimsenin kaydetmediği kapı sayılarını hiçbir rapor gösteremez.
Raporu hızlı gönderin ve müşterinin düzenlemeden üst yönetime iletebileceği bir biçimde. En üstte kısa bir yazılı özet, ardından sayılar, ardından istedikleri dışa aktarımlar.
Aynı hafta içinde birden fazla müşteri etkinliği
Ayrımın gerçekten sınandığı yer yoğun haftalardır. Bir koordinatör bir öğleden sonra üç müşteri arasında gidip gelir; bir kapı ekibi salı bir etkinlikte, perşembe başka birinde çalışır. Etkinlikleri müşteri adıyla başlayacak şekilde adlandırın, bir şey göndermeden önce hangi müşterinin alanında olduğunuzu kontrol edin ve bir kapı cihazını önceki etkinliği temizlemeden yeniden kullanmayın.
- Müşterinin adıyla başlayan etkinlik adları.
- Bütün listeye yapılan her gönderimde ikinci bir göz.
- Kapı telefonlarında aynı anda yalnızca bir etkinlik açık.
- Koordinatör değiştiğinde müşteri başına kısa bir devir notu.
- Bir sonraki müşterinin etkinliği başlamadan önce gönderilmiş rapor.