Serbest tanışma tek başına neden yetmez
Plansız bir networking arası, zaten tanıdığı olanı ödüllendirir. Aynı şirketten gelenler bir arada durur, her yıl gelenler birbirini bulur; belirli bir tedarikçiyle, yatırımcıyla ya da başka şehirden bir meslektaşla tanışmak için gelen yeni kişi ise kırk dakikayı elinde bardakla pencere kenarında geçirir. Salon doğru insanlarla doluydu; misafir yalnızca onları göremedi.
Çözüm arayı kaldırmak değil, ona bir omurga vermektir. Misafirler etkinlikten önce ve etkinlik sırasında kimin geldiğini ve herkesin ne konuşmak istediğini görebildiğinde, sohbetler bir sebeple başlar. Belli bir saat için görüşme isteyebildiklerinde ara bir kumar olmaktan çıkar. Serbest tanışma da olması gereken şeye dönüşür: önemli görüşmelerin etrafındaki keyifli zaman.
İlgi alanlarını o gün değil, LCV’de sorun
Eşleştirme, misafirler yanıt verirken sorulan bir iki iyi soruyla başlar. Soruları kısa ve somut tutun: neyi konuşmak istedikleri, bu etkinlikte ne aradıkları, belki de neler sunabilecekleri. Seçilecek kısa bir konu listesi, boş bir metin kutusundan iyidir; çünkü insanları karşılaştırılabilir kılar. Listede olmayan için isteğe bağlı tek bir satır ekleyin.
Kullanmayacağınız bilgiyi istemeyin. Konuya göre eşleştirecekseniz özgeçmişe, telefon numarasına ya da fotoğrafa ihtiyacınız yoktur. Neden sorduğunuzu ve yanıtı kimin göreceğini açıkça söyleyin. İnsanlar, yanıtlarının sohbet önermek için kullanılacağını, bir iletişim listesi olarak satılmayacağını bildiklerinde daha rahat paylaşır.
- Hangi konular hakkında konuşmak istersiniz? (en fazla üç konu seçin)
- Bu etkinlikte ne arıyorsunuz? (iş ortağı, tedarikçi, meslektaş, fikir, iş)
- Diğer misafirler size görüşme önerebilsin mi? (evet ya da hayır)
Ortak ilgi alanına göre eşleştirme
İlgi alanları toplandıktan sonra eşleştirmenin mantığı basittir: aynı konuları seçen kişileri ya da ihtiyacı diğerinin sunduğuyla örtüşenleri önerin. Birkaç iyi öneri, uzun bir katılımcı rehberinden değerlidir. Misafirlerin çoğu ilk beş isme bakar ve bunlardan bir ikisiyle harekete geçer; bu yüzden listenin başının kalitesi her şeydir.
Sonuca insanlar karar versin. Öneri bir öneridir; birinin adına yapılmış bir tanıştırma değildir. Görüşme isteyip istemeyeceğine misafir karar verir, kabul edip etmeyeceğine de karşı taraf. Küçük etkinliklerde salonu tanıyan bir ev sahibi aynı şeyi elle yapabilir: kimin kiminle tanışması gerektiğine dair kısa bir liste ve kapıda söylenen bir cümle.
Saati ve yeri belli görüşme talepleri
“Sonra konuşuruz” etkinlik sohbetlerinin çoğunun sonudur. Saat öneren bir görüşme talebi niyeti randevuya çevirir. Davet edilen kişi kabul eder, reddeder ya da başka bir saat önerir; kabul edilen görüşme ise iki kişinin gün planında, seçtikleri oturumların yanında yer almalıdır.
Görüşme saatlerini programa göre kurun. İlk sohbet için on beş ya da yirmi dakika yeterlidir; saatleri açılış konuşmasının üstüne değil, aralara ve bir networking bloğuna koyun. Bulması ve tarif etmesi kolay birkaç buluşma noktası belirleyin: lobide numaralı masalar, bir sponsor standının yanındaki köşe, müzikten uzak sakin bir alan. “11.20’de 4 numaralı masa” iki yabancıyı buluşturur; “kahvenin oralarda” buluşturmaz.
Gizlilik: görünürlük tercihle, iletişim onayla
Bir networking özelliği, misafirlerin ona duyduğu güven kadar iyidir. Diğer katılımcılara görünür olmak bir tercih olsun, kimsenin fark etmediği bir varsayılan değil. Görüşmeye karar vermek için gerekeni gösterin: ad, misafir isterse şirket ya da unvan ve seçtiği konular. E-posta adreslerini ve telefon numaralarını bütün salona açmayın.
İletişim bilgileri yalnızca iki taraf da istediğinde, genellikle görüşme kabul edildikten sonra paylaşılmalı. Her misafire açıklama yapmadan reddetme ve talep almayı durdurma imkânı verin. Etkinlik ya da misafirleriniz Türkiye’de veya AB’deyse ilgi alanı yanıtlarını kişisel veri olarak ele alın: KVKK ve GDPR açısından belirli bir amaç için toplayın, etkinliğin gerektirdiği süreden uzun saklamayın ve talep edilirse silin.
Etkinlik günü networking bloğunu yönetmek
En iyi eşleştirmenin bile bir ev sahibine ihtiyacı vardır. Networking bloğunu sahneden duyurun ve buluşma noktalarının nerede olduğunu söyleyin. En kalabalık alanın yakınına, misafirlerin eşleştikleri kişiyi bulmasına yardım edecek birini koyun. Gelmeyen görüşmeler için bir planınız olsun: karşısındaki kişi gelmeyen misafiri ayakta bırakmayın, aynı ilgi alanından başka birine yönlendirin.
Küçük formatlar çekingen misafirlere yardım eder: üzerinde tabela olan konu masaları, her masada on dakikalık bir tanışma turu, iki kişiyi tanıştırıp geri çekilen bir ev sahibi. Müziği konuşulabilecek seviyede tutun. Saate de dikkat edin; bir sonraki oturuma taşan networking bloğu, konuşmacının girmek üzere olduğu salonu boşaltır.
Etkinlikten sonra: bağı canlı tutun
Bir görüşmenin değeri haftalar sonra ortaya çıkar; bu yüzden takip de planın parçasıdır. Ertesi gün misafirlere kimlerle tanıştıklarını, iki tarafın paylaşmayı kabul ettiği bilgilerle hatırlatın ve tek bir sonraki adım önerin. Geri bildirim anketinize networking ile ilgili tek bir soru ekleyin: işinize yarayacak biriyle tanıştınız mı? Bu yanıtı yıldan yıla karşılaştırmak, gönderilen talep sayısından çok daha fazlasını anlatır.
Dürüstçe sayabileceğinizi sayın: kaç misafir görünür olmayı seçti, kaç talep gönderildi, kaçı kabul edildi. Tek tek sohbetleri, misafirlerin onayı olmadan sponsorlara ya da yöneticilere rapor hâline getirmeyin.