İki tür hatırlatma, iki farklı okur
Yanıt hatırlatması, davetiyeye henüz yanıt vermemiş misafirlere gider. İşi bir “evet” ya da “hayır” almaktır ve yanıt vermeyi tek dokunuşa indirmelidir. Katılım hatırlatması ise “geliyorum” diyen misafirlere gider. İşi, onların gerçekten, zamanında, doğru yere ve içeri girmek için gereken her şeyle gelmesini sağlamaktır. İkisini karıştırmak hatırlatma e-postalarındaki en yaygın hatadır: üç hafta önce katılımını bildirmiş bir misafir “sizden haber alamadık” cümlesini okuyunca yanıtının kaybolup kaybolmadığını düşünmeye başlar.
İkisini ayrı listelerle ayrı mesajlar olarak tutun; her birinin tek bir okur için yazıldığından daha kısa ve daha açık hâle geldiğini göreceksiniz.
İşe yarayan bir hatırlatma e-postası takvimi
Kesin günler, ne kadar önceden davet ettiğinize ve misafirlerin ne kadar hazırlık yapması gerektiğine bağlıdır; ama çoğu etkinlik bu düzene uyar. Her etkinliğin her adıma ihtiyacı yoktur; küçük bir akşam yemeği için yanıt hatırlatması ile bir gün önceki not yetebilir.
- Yanıt hatırlatması — LCV son tarihinden yaklaşık bir hafta önce, yanıt vermemiş herkese.
- Son çağrı — son tarihte ya da ertesi gün, hâlâ sessiz olanlara, daha kişisel bir dille; mümkünse ev sahibinin kendi adıyla.
- Bir hafta önce — katılacak misafirlere: tarih, saat, yer ve hazırlamaları ya da ayırtmaları gereken her şey.
- Bir gün önce — katılacak misafirlere pratik not: varış saati, giriş kapısı, otopark, kapıda gösterecekleri giriş kartı ya da bilet.
- Etkinlik sabahı — yalnızca büyük ya da karmaşık etkinliklerde ve söylenecek işe yarar bir şey varsa: kapıların açılış saati, hava planı, önce nereye gidileceği.
Hangi misafire hangi hatırlatma
Her gönderimden önce listeyi misafirlerin gerçekte ne yaptığına göre ayırın. Bu birkaç dakika sürer ve yardımcı olan bir hatırlatma ile sinir bozan bir hatırlatma arasındaki farktır.
- Yanıt vermemiş — yanıt hatırlatması ve son çağrı; yanıt verene kadar başka bir şey değil.
- Katılacak — bir hafta önce, bir gün önce ve etkinlik sabahı hatırlatmaları; bir daha asla yanıt isteği değil.
- Katılmayacak — etkinlikten önce hiçbir şey. Sonrasında, başka bir notla sizden haber alabilir.
- Belki — son tarihe yakın, nazik tek bir onay isteği.
- Geri dönen adres — hatırlatma değil. Doğru adresi bulun ve davetiyeyi yeniden gönderin.
- Listeden çıkmış ya da şikâyet etmiş — bu göndericiden hiçbir zaman hiçbir şey. Gerçekten önemliyse başka bir yoldan ulaşın.
Hatırlatma e-postasına ne yazılır
Mesajın nedenini konu satırına, en önemli bilgiyi ilk cümleye koyun. “Hatırlatma: Bahar Kokteyli, Perşembe 19.00” konu satırı “Unutmayın!” satırından iyi çalışır; gelen kutusuna göz atan misafir, açmadan ihtiyacı olanı öğrenir. Yanıt hatırlatmasında ilk satır soru ve yanıt düğmesidir; katılım hatırlatmasında tarih, saat ve yer.
Her hatırlatmayı davetiyeden kısa tutun. Yalnızca okurun bir sonraki adım için ihtiyaç duyduğunu tekrarlayın, geri kalanı için etkinlik sayfasına bağlantı verin. Misafirin kapı için kişisel bir giriş kartı ya da QR kodu varsa onu — ya da bağlantısını — o gece aceleyle bulacağı yere, imzanın altına değil, mesajın üst kısmına koyun.
- Yanıt hatırlatması: “12 Haziran’da aramızda olup olamayacağınızı öğrenmek isteriz; yanıt vermek birkaç saniye sürer.”
- Bir hafta önce: “Gelecek perşembe görüşmek üzere. Kapılar 18.30’da açılıyor; Bahçe Salonu, Rıhtım Caddesi No. 40.”
- Bir gün önce: “Yarın saat 19.00’da. Lütfen nehir tarafındaki girişi kullanın; giriş kartınız aşağıda ve her telefonda açılır.”
- Etkinlik sabahı: “Kapılar bu akşam 18.30’da açılıyor. Yağmur bekleniyor; karşılama içecekleri içeri alındı.”
Değişiklikler yalnızca ilgili kişilere ulaşmalı
Değişiklik bir hatırlatma değildir ve onun gibi yol almamalıdır. Bir oturumun salonu değişirse yalnızca o oturumdaki misafirlerin bilmesi gerekir. Başlangıç saati değişirse katılacak her misafirin ve henüz yanıt vermemiş her misafirin bilmesi gerekir — ama katılmayacağını söyleyenlerin değil. Bir misafirin yanındaki kişi eklendiyse o misafire yeni bir onay gider, bütün listeye değil.
Değişikliği kendi mesajı olarak, konu satırında ve ilk cümlede değişiklikle gönderin — “Yeni saat: kokteyl artık 19.30’da başlıyor” — ve eski bilgiyi de adıyla anın ki kimse ikisini karıştırmasın. Ardından sonraki her hatırlatmanın yeni bilgiyi taşıdığından emin olun. Eski saati tekrarlayan bir “yarın görüşüyoruz” e-postası, bir hafta önce gönderdiğiniz düzeltmeyi boşa çıkarır.
Asla herkese yeniden göndermeyin
Bir hatırlatma sürecini özensiz göstermenin en hızlı yolu davetiyeyi bütün listeye yeniden göndermektir. Yanıt vermiş misafirler bir şeyin değiştiğini sanır, katılmayacağını söyleyenler sıkıştırıldığını hisseder, e-posta sağlayıcıları da ilk seferde ilgilenmemiş kişilere giden ani bir tekrar mesajı dalgası görür — ki sonraki mesajları spama gönderen tam olarak bu örüntüdür.
Her hatırlatmadan önce davetiyenin teslim kaydını okuyun. Geri dönen bir adres yeni bir adrese ihtiyaç duyar, yeni bir denemeye değil. Teslim edilmiş ama hiç açılmamış bir adres, farklı bir konu satırıyla bir hatırlatmayı hak edebilir. Açılmış ama yanıtlanmamış bir adres, yanıt hatırlatmasını olduğu gibi alır. İletişim kurulmamasını isteyen bir adres ise her gönderimin dışında kalır.
Zamanlama, gönderici ve üslup
Davetiyeyle aynı göndericiden gönderin ki hatırlatma tanınsın ve önceki mesajla doğal biçimde bir arada dursun. Misafirin gündüz saatlerinde gönderin — uluslararası bir listede bu, saat dilimlerine göre dalgalar hâlinde göndermek demek olabilir — ve mesajın bir gecelik bülten yığınının altında kalacağı saatlerden kaçının. Üslubu sıcak ve kısa tutun; talep gibi okunan bir hatırlatma, akşamı dört gözle bekleyen bir ev sahibinin sesiyle yazılmış olandan daha az nazik karşılanır.
- Yanıt hatırlatmaları ve katılım hatırlatmaları için ayrı listeler.
- Davetiye gitmeden önce yazılmış bir takvim.
- Misafirin ne yaptığına göre gruplar: yanıt vermemiş, katılacak, katılmayacak, geri dönen, listeden çıkmış.
- Önce bilgi, konu satırında ve ilk cümlede.
- Değişiklikler kendi mesajıyla, yalnızca ilgililere.
- Sonraki hatırlatmaların yeni bilgiyle kontrolü.
- Her gönderimden önce okunan teslim kaydı.