Soru yazmadan önce anketin ne işe yarayacağına karar verin
Bir etkinlik değerlendirme anketi bir karara hizmet etmelidir. Etkinliği yeniden yapacak mısınız? Bir sonraki daha mı uzun olmalı, başka bir mekânda mı, daha az konuşma ve daha çok tanışma zamanıyla mı? Bir sponsor, karşılığını aldı mı? Önce bu kararları yazın. Bunlardan birini beslemeyen her soru, davetlinin zamanından yiyen ve sizin hiç okumadığınız bir sorudur.
Bu aynı zamanda yanıtları kimin göreceğini de belirler. Program ekibi hangi oturumların tuttuğunu bilmek ister; mekân ekibi kapıdaki kuyruğu ve yemekleri duymak ister; yönetim tek bir rakam ve iki cümle ister. Okuyucusu düşünülerek yazılmış bir anket hem daha kısadır hem de raporlaması çok daha kolaydır.
Memnuniyet anketi ne zaman gönderilmeli?
Ertesi sabah gönderin; gündüz etkinliğiyse aynı akşam. Bir etkinliğin hatırası çabuk solar ve en çok ihtiyaç duyduğunuz ayrıntılar — fazla soğuk salon, süresini aşan konuşmacı, kimsenin bulamadığı yön tabelası — ilk unutulanlardır. Hafta sonundan sonra gelen bir anket etkinliği değil, genel bir izlenimi ölçer.
Bir kez gönderin, birkaç gün sonra yanıt vermeyenlere tek bir hatırlatma yapın ve orada bırakın. Üçüncü mesaj iyi niyeti rahatsızlığa çevirir. Birkaç gün süren etkinliklerde her günün sonunda tek dokunuşluk bir puanlama, son günün ardından da asıl anketi düşünün.
- Akşam etkinliği: ertesi sabah.
- Gündüz konferansı: aynı akşam ya da ertesi sabah.
- Birkaç günlük etkinlik: her gün kısa bir puan, son günden sonra tam anket.
- Yanıt vermeyenlere bir hatırlatma; yanıtlayanlara asla.
Etkinlik sonrası ankette kaç soru olmalı?
Kararların gerektirdiği kadar az. Çoğu etkinlik için bu; bir genel puan sorusu, bir ya da iki somut soru ve bir açık uçlu soru demektir — toplam dört beş soru, telefonda iki dakikadan kısa sürede yanıtlanabilir. Daha fazlasına ihtiyacınız varsa en önemli soruları başa koyun; yarıda bırakan davetli bile önemli olanı vermiş olsun.
Her fazladan soru yanıt kaybettirir. Hedeflenecek evrensel bir yanıt oranı yoktur; oranı belirleyen şey anketin ne kadar çabuk geldiği, açıldığında ne kadar kısa göründüğü, giriş yapmadan telefonda çalışıp çalışmadığı ve davetlinin birinin bunu gerçekten okuyacağına inanıp inanmadığıdır. Yanıtlarla ne yapacağınızı tek cümleyle söylemek, herhangi bir hediyeden daha çok işe yarar.
Katılımcılar için örnek anket soruları
Etkinlikler arasında karşılaştırabileceğiniz tek bir genel soruyla başlayın. 0–10 arası “tavsiye eder misiniz” sorusu zaman içinde izlemesi kolay olduğu için yaygındır; tutarlı kullandığınız sürece beşli bir memnuniyet ölçeği de aynı işi görür. Sonra gerçekten değiştirebileceğiniz kısımları sorun ve tek bir açık uçlu soruyla bitirin.
- “Bu etkinliği bir meslektaşınıza tavsiye etme olasılığınız nedir?” (0–10)
- “Etkinlikten genel olarak ne kadar memnun kaldınız?” (1–5)
- “Sizin için en faydalı oturum ya da an hangisiydi?”
- “Akşamınızı zorlaştıran bir şey oldu mu — giriş, saatler, mekân, yemek?”
- “Tanışmayı umduğunuz kişilerle tanışabildiniz mi?” (Evet / Kısmen / Hayır)
- “Programın süresi nasıldı?” (Kısa / Tam kararında / Uzun)
- “Bir sonrakine gelir misiniz?” (Evet / Belki / Hayır)
- “Bir dahaki sefere neyi değiştirmeliyiz?”
Geri bildirim formunda sorulmaması gerekenler
Yanıtı yönlendiren sorulardan (“Harika açılış konuşmamızı ne kadar beğendiniz?”), aynı anda iki şey soran sorulardan (“Mekân rahat ve ulaşımı kolay mıydı?”) ve kendi verinizden yanıtlayabileceğiniz sorulardan — davetlinin gelip gelmediği ya da hangi oturumları seçtiği gibi — kaçının. Elinizde olan bir bilgiyi tekrar sormak, davetliye önceki yanıtlarının saklanmadığını söyler.
İhtiyacınız olmayan kişisel bilgileri istemeyin ve her alanı zorunlu yapmayın. Zorunlu bir açık uçlu soru nokta ve tek harflerle dolar; bunlar hiç yanıt olmamasından kötüdür, çünkü veri gibi görünürler.
Gelmeyenler için ayrı bir anket
“Geleceğim” deyip gelmeyen davetliler küçük ama değerli bir gruptur ve katılımcı anketi onlara gönderilecek şey değildir. Dinlemedikleri bir konuşmayı puanlayamazlar. Onlardan öğrenmek istediğiniz şey nedendir: bir çakışma, son dakika değişikliği, anlaşılmayan bir davetiye, bir maliyet ya da etkinliğin kendisiyle ilgili bir şey.
Bir ya da iki soruyla sınırlı tutun ve suçlamadan yazın. Kendini suçlanmış hisseden davetli yanıt vermez; nazikçe sorulan davetli ise çoğu zaman katılımcıların asla söylemeyeceği bir şeyi anlatır.
- “Sizi aramızda göremedik. Gelmenize ne engel oldu?” (Bir işim çıktı / Tarih ya da saat uymadı / Etkinliğin bana uygun olduğundan emin değildim / Diğer)
- “Bir dahaki sefere gelmenizi kolaylaştıracak bir şey var mı?”
Etkinlik sırasında anlık puanlama ve sonrasındaki anket
Bazı sorular salonda sorulmaya daha uygundur. Bir oturumun hemen ardından davetlinin kendi telefonunda verilen puan, ertesi sabaha kadar kaybolacak bir tepkiyi yakalar ve konuşmacıya kendi bölümü hakkında geri bildirim verir. Sonraki anket de böylece bütün deneyimi sormakta serbest kalır: giriş, tempo, mekân, değer.
İkisini birlikte kullanın, ama aynı şeyi iki kez sormayın. Davetliler her oturumu canlı puanladıysa takip anketi oturumları yeniden listelememeli.
Yanıtları okumak ve paylaşmak
Özetlemeden önce açık uçlu yanıtları kendiniz okuyun; puanların ardındaki gerekçeler oradadır. Onları birkaç temaya ayırın, davetlinin kendi sözleriyle iki üç alıntı yapın ve puanı geçen seferkinin yanına koyun. Önemli olduğu yerde sonuçları gruplara göre ayırın — konuşmacılar, sponsorlar, ilk kez gelenler ve müdavimler aynı akşamı çoğu zaman çok farklı görür.
Sonra döngüyü kapatın. Davetliler kapıdaki kuyruğun uzun olduğunu söylediyse ve bunu düzelttiyseniz, bir sonraki davetiyede bunu belirtin. Geri bildiriminin bir şeyi değiştirdiğini gören davetli, bir sonraki anketi yanıtlayan davetlidir.
Anketi teşekkür mesajıyla birlikte göndermek
Anket ayrı bir mesaj olarak değil, teşekkürün içinde en iyi sonucu verir: gelenlere tek dokunuşla puan verebilecekleri bir not, gelemeyenlere başka bir not. Winglark’ta AfterFlow tam olarak bunu, davetiyelerinizle aynı yoldan gönderir; LivePulse da etkinlik sırasında puanları her davetlinin telefonundan toplar.