Tek cümleyle üç model
Davetiyeli etkinlik sizin seçtiğiniz bir listeyle başlar. Yalnızca davet ettiğiniz kişiler yanıt verebilir ve her davetiye kişiseldir; başkasına iletilip onun yerine kullanılamaz. Açık kayıtlı etkinlik herkesin bulabileceği bir sayfayla başlar: insanlar kendilerini listeye ekler, siz de herkesi kabul edip etmeyeceğinize ya da her başvuruyu tek tek onaylayıp onaylamayacağınıza karar verirsiniz. Biletli etkinlik, fiyatı olan açık kayıttır: satın alma kayıttır, bilet de içeri girmenizi sağlayan şeydir.
Bu modeller bir sıralama değildir. Bağışçılar için bir gala yemeği ile aynı mekândaki halka açık bir söyleşi farklı modeller ister; bir etkinlik birden fazlasını da kullanabilir: davetli VIP’ler ve basın, kayıt yaptıran katılımcılar ve bir blok ücretli koltuk.
Davetiyeli etkinlik ne zaman doğru seçimdir
Salonda kimin olduğu, kaç kişi olduğundan daha önemliyse davetiyeli modeli seçin. Müşteri akşamları, yönetim kurulu yemekleri, özel sergi açılışları, basına ürün ön gösterimleri, düğünler ve şirket içi etkinlikler belirli bir listeye dayanır. Davetiyenin kendisi deneyimin bir parçasıdır: kişisel olarak davet edilmek bir anlam taşır ve davetli listesi bilinçli olarak dengelenebilir — müşteriler ve iş ortakları, kıdem, basın kuruluşları, iki tarafın aileleri.
Davetiyeli model, sayı üzerinde de en fazla kontrolü verir. Üst sınırı baştan bilirsiniz, çünkü liste üst sınırın kendisidir; katılımı da LCV yanıtlarından tahmin edebilirsiniz. Bedeli, listenin sizin işiniz olmasıdır: kurulması, temizlenmesi, güncel tutulması gerekir ve her geç ekleme zaten davet edilmiş kişilerle karşılaştırılmalıdır.
Açık kayıt ne zaman daha uygundur
Hedef erişimse açık kaydı seçin: halka açık bir konferans, bir topluluk buluşması, bir fuar, salonda izleyicisi olan bir webinar, ücretsiz bir festival günü. Gelmesini istediğiniz herkesi tanımıyorsunuzdur ve etkinlik, hiç tanışmadığınız insanlar onu bulduğunda daha iyi olur. Liste kendiliğinden oluşur, kayıt formu da davetli listeniz olur.
Bunun bedeli kontroldür. Kayıt, kişisel bir davetiyeye verilen yanıttan daha gevşek bir sözdür; insanlar aynı akşam için birkaç ücretsiz etkinliğe kaydolur ve o gün birini seçer. Kayıt olanlarla gelenler arasındaki farkın davetli bir listeye göre daha büyük olmasını bekleyin; ikramı ve salonu yalnızca kayıt sayısına göre değil, kendi geçmiş etkinliklerinizde gördüklerinize göre planlayın.
- Herkese açık: kontenjan dolana kadar kayıt yaptıran herkes içeride.
- Onaylı açık kayıt: herkes başvurabilir, ekip her başvuruyu kabul ya da reddeder.
- Bir gruba açık: kayıt yalnızca belirli bir e-posta alan adı, üyelik ya da paylaştığınız bir kodla.
Biletli etkinlikler: kapıya fiyat ne zaman konur
Etkinliğin kişi başına gerçek maliyeti varsa, ödemenin getirdiği bağlılığa ihtiyacınız varsa ya da etkinlik başlı başına bir ürünse — konser, ücretli konferans, koltuk fiyatı olan bir yemek — giriş ücreti almak mantıklıdır. Ücretli bilet işin biçimini değiştirir: bilet türlerine, bir ödeme adımına, makbuzlara, bir iade politikasına, vergi düzenine ve alıcı gelemediğinde devri yönetmenin bir yoluna ihtiyacınız olur.
İlişkiyi de değiştirir. Para ödemiş bir misafir, davet edilmiş bir misafirden farklı bir hizmet bekler; bilet çoğu zaman başkası için alınır, bu yüzden satın almadaki isim her zaman kapıdaki isim değildir. Biletlerin devredilip devredilemeyeceğine ve isim değişikliğinin nasıl kaydedileceğine erkenden karar verin.
Kontenjan ve bekleme listesi
Her modelin bir kontenjan sayısına ihtiyacı vardır, ama farklı kullanılır. Davetiyede kontenjan, kaç kişiyi davet edeceğinizi ve kaç refakatçiye izin vereceğinizi sınırlar. Kayıtta ve bilette ise kesin bir tavandır: dolduğunda sayfa bunu dürüstçe söylemelidir.
Bekleme listesi, dolu bir etkinliği hâlâ ulaşabileceğiniz kişilerin listesine çevirir. Listeyi geliş sırasına göre tutun, insanlara içeride değil listede olduklarını söyleyin ve boşalan bir yerin nasıl teklif edileceğine önceden karar verin: otomatik olarak sıradaki kişiye mi, yoksa ekip tarafından mı. Kısa bir yanıt süresiyle teklif edilen yer listeyi yürütür; aynı anda beş kişiye teklif edilen yer, beş koltuğa altı misafirle biter.
Onaylı kayıt: ortadaki yol
Onaylı kayıt, davetiye ile açık kayıt arasında durur. Herkes başvurabilir, ama ekip evet demeden kimse içeride değildir. Yeni insanlar istediğiniz ama salonu korumanız gereken etkinliklere uyar: katılımcılara satış yapmaya çalışan tedarikçilerden uzak kalması gereken bir sektör akşamı, bir basın etkinliği, üyelere özel bir ön gösterim.
Onay ancak hızlı ve tutarlıysa işe yarar. Kuralı yazın — kim girer, kim girmez, kim karar verir — ve bir iki gün içinde yanıt verin; bir hafta yanıtsız bekleyen bir başvuru, başka plan yapmış bir misafirdir. Her iki durumda da net bir yanıt gönderin ve kabul edilen misafirlere, davet edilmişler gibi kişisel bir onay verin.
Kapıda ne değişir
Davetiyeli bir etkinlikte kapı tek bir şeyi kontrol eder: bu kişi listede mi? Her misafire kişisel bir QR kod, bunu bir aramadan bir okutmaya çevirir; ekranda isim, grup ve izin verilen kişi sayısı görünür. Listede olmadan gelenler, yetkisi olan bir kişinin karar vermesi gereken istisnalardır.
Açık kayıtlı ve biletli etkinliklerde kapı, kaydın ya da biletin geçerli olduğunu ve daha önce kullanılmadığını kontrol eder. Kodların ekran görüntüsü alınıp paylaşılması daha olasıdır; bu yüzden her kod bir kez giriş sağlamalı ve yeniden giriş için net bir kural olmalıdır. Biletler kişiye özel değilse isim kontrolü, kod kontrolünden daha az önemlidir. Her modelde, kapıdan gelenleri ve değişiklikleri olduğu anda kaydedin ki sonraki rapor doğru olsun.
- Davetiyeli: kişisel kod, ekranda isim ve grup, listede olmayanlar için adı belli bir karar verici.
- Açık kayıt: kod geçerli ve kullanılmamış, kontenjan anlık izleniyor.
- Biletli: kod geçerli, tek giriş, devir ve isim değişiklikleri etkinlikten önce çözülmüş.